Comment classer efficacement ses papiers ?

Ah les papiers, souvent une source de procrastination, on remet à plus tard, on entasse ou on déplace des piles à droite à gauche, sur la table basse, dans la cuisine, dans l’entrée ou dans les tiroirs … Pourtant, dans bon nombre de situations, personnelles ou professionnelles, un classement efficace peut s’avérer salvateur.

Pourquoi classer ses papiers ?

Faire valoir ses droits

Dans le pro comme dans le perso, trier et classer vos papiers vous permet de les retrouver facilement en cas de besoin pour une démarche administrative, pour justifier un droit ou dans le cadre d’un litige.

Diminuer le stress et la charge mentale liée aux papiers

Cela est rassurant de savoir exactement où chercher et de trouver le document en question rapidement ; à l’inverse, on peut perdre beaucoup de temps et d’énergie à chercher partout et sans succès un document pourtant indispensable dans la constitution d’un dossier / d’une demande.

Déléguer plus facilement

Un classement clair, facile à comprendre permet de faire en sorte que vous ne soyez pas le seul / la seule à vous y retrouver mais que votre partenaire à la maison, ou vos collaborateurs au travail, puissent s’y retrouver et être autonomes.

Préserver son image professionnelle

Côté pro, une gestion approximative de vos documents peut être la cause de retards aux réunions ou dans les échéances, créent aussi inévitablement des difficultés à retrouver des documents alors que vous êtes en ligne ou en rendez-vous avec un prospect ou un client. Tout ceci peut engendrer une dégradation de votre image pro, voire un manque de confiance de la part de vos collaborateurs ou clients.

Gagner de l’argent

Personnellement ou si vous êtes à votre compte, savoir retrouver facilement vos documents et les traiter dans le respect des échéances vous évitera des pertes d’argent : cela peut être le cas avec des majorations d’amendes ou d’impôts non réglés à temps… ou encore à cause d’évènements manqués car billets perdus, date oubliée…

Quelle méthode pour classer ses papiers ?

Bien évidemment avant de classer vos papiers, le tri reste la première étape, car je vous rappelle que « le bazar ne se range pas, il s’élimine », et pour cela je vous renvoie à mon article précédent Comment trier efficacement ses papiers ?  

Une fois le tri effectué, je vous invite en premier lieu à définir une arborescence logique pour vous et ensuite à classez les documents par thème, selon vos besoins personnels.

Classer vos documents par thème

Voici un exemple de thèmes, à adapter selon vos besoins :

  1. Assurances : devis, contrats, mutuelles, dossiers de sinistres.
  2. Banque : relevés de compte, contrats, actes de donation, dossiers de prêts.
  3. Énergie : factures d’électricité, d’eau et de gaz, devis et factures d’entretien.
  4. Factures : achats divers (électroménager, mobilier, bijoux, etc.).
  5. Famille : contrat de PACS ou de mariage, actes de naissance, livret de famille, jugement de séparation ou de divorce, jugement de mise sous tutelle, testaments.
  6. Impôts : déclarations de revenus, avis d’imposition, justificatifs.
  7. Logement : contrat de location, d’achat ou de vente, quittances de loyer, état des lieux, factures des travaux.
  8. Santé : dossiers d’hospitalisation, d’interventions chirurgicales et d’accidents du travail, analyses et résultats, examens médicaux et résultats, carnets de santé et de vaccination.
  9. Scolarité : dossier de scolarisation, formations, diplômes.
  10. Travail : contrat de travail et avenants, bulletins de paie, attestations de Pôle Emploi, allocations chômage, relevés de points retraite.
  11. Véhicules : factures d’achat, de réparations et d’entretien, carte grise, justificatif de vente.
  12. Animaux : certificats, ordonnances, carnet de santé, etc.

Choisir votre système de rangement

Classeurs, dossiers suspendus, range revues verticales, demandez-vous quel est le système de rangement qui sera le plus simple pour vous, c’est LE critère à prendre en compte en premier pour que le système soit pérenne dans le temps.

L’être humain répondant à la loi du moindre effort – ce n’est pas moi qui le dis, ce sont des études très sérieuses – moins il y aura de gestes pour atteindre ou ranger un document et plus ce sera simple et pérenne dans le temps.

Identifier

Nommez clairement chaque dossier, classeur, pochette, range revue, une identification claire du contenu est aussi une condition essentielle dans la réussite de votre classement.

Mettre en place une routine simple

Vous avez trié et classé tous vos papiers ? BRAVO, vous pouvez être fier.e de vous et vous vous sentez certainement soulagé.e et moins stressé.e.

Mais pour aller au bout de la démarche, il vous faudra ensuite mettre en place une routine simple et fluide pour vous afin de gérer efficacement et régulièrement les nouveaux papiers entrants.

Se faire accompagner par une pro de l’organisation

Si l’ampleur de la tâche vous paraît trop importante, n’hésitez pas à faire appel à un home et office organizer pour vous aider dans cette mission et vous guider pas à pas. Je serais ravie de vous accompagner dans votre projet.

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